Introduksjon

FastTrak er et strukturert skjemabasert fagsystem, som basert på utfylte skjema både kan rapportere til medisinske registre og genere grunnlag for journalnotater. Slik kan den kliniske dokumentasjonen og jobben med rapportering til registre gjøres i samme operasjon.

Denne brukerveiledningen er laget for å understøtte klinisk flyt. Hvis du likevel står fast, ta kontakt med lokal superbruker eller DIPS FastTrak på fasttrak@dips.no..

Klinisk flyt

Åpne pasient i FastTrak fra verktøymeny i DIPS eller fra startmeny for Doculive

FastTrak åpnes fra DIPS via verktøylinjeuthopp. I Doculive startes programmet via startmeny. FastTrak oppdager automatisk hvilken pasient som er aktiv DIPS/Doculive. Navnet på den aktive pasienten blir synlig i Hovedmenyen øverst til høyre på skjermen. Klikk på navnet for å åpne pasienten.

Dersom pasienten ikke allerede er knyttet til din lokalisasjon vil du få spørsmål om du ønsker å hente pasienten inn til ditt arbeidssted.

Dersom du svarer Ja vil du bli ført videre til et skjermbilde for valg av gruppe som pasienten vil tilhøre ved ditt arbeidssted. I FastTrak Skopi vil gruppenavn svare til navn på behandler. 

Gi beskjed til superbruker hvis du ikke finner riktig behandler i listen.  Velg ev. “Annen” hvis du ikke finner riktig behandler, og superbruker ikke er tilgjengelig. Hensikten med denne løsningen er å skille mellom pasienter som tilhører ulike leger[1].

[1] FastTrak kan settes opp slik at alle pasienter er i én felles gruppe dersom ønskelig

Skjema

Skjemafeltet (til venstre i bildet) inneholder en liste over alle skjema som har blitt opprettet på pasienten. Øverst i feltet er det knapper for oppretting av nytt skjema, favorittskjema, flytting av skjema (endring av dato) og arkivering av skjema.

Opprett nytt skjema ved å klikke på Nytt, markert med plusstegn.

Skjemaene Klinisk koloskopi og Koloskopi i Tarmscreeningprogrammet er i hovedsak like, men Klinisk koloskopi sendes ikke til Kreftregisteret. Det er derfor viktig å velge riktig skjema. Data fra begge skjema sendes til Gastronet dersom slik innsending er aktivert ved ditt screeningsenter. Separat rapportering til Gastronet utgår i så fall.

Fyll ut skjema

Dobbeltklikk på ønsket skjema i listen for å legge det til. Navigér i skjema med musepeker eller piltaster. Du kan også bruke Enter-tasten eller TAB-tasten for å hoppe videre til neste spørsmål.

Datoer i skjema er forhåndsutfylt med dagens dato, men denne kan endres.

For utfylling av Skopør(er) / sykepleier(e), kan en søke i liste over registrerte brukere (søk etter brukernavn, navn eller deler av navn). Det samme gjelder for utfylling av Diagnose/bidiagnose (ICD10), her kan en søke på diagnose, deler av diagnose eller diagnosekode.

Fyll ut sjekkbokser under eks. Indikasjon for undersøkelse, Sykdommer av betydning for koloskopien osv. med mus eller mellomromstast. 

I skjema finnes det en del variabler med avhengigheter. Eksempel Mucosa, velges Crohn sykdom, kommer et sett med variabler opp, velges Ulcerøs colitt, kommer et annet sett med variabler opp. 

I variabler med nedtrekksliste, kan en skrive inn tall i feltet, bruke piltast eller bruke mus for å velge fra listen.

Spørsmålstegn bak en variabel indikerer at det finnes en hjelpetekst. Denne vises når variabelen er valgt i skjemaet. 

Lesjoner registreres ved å klikke på Legg til under Lesjoner

Lesjonsregistrering åpnes i et eget vindu, med ett sett variabler per lesjon. Standard nummerering setter nummer på lesjonen etter tarmsegment valgt. Hvis standard nummerering avhakes, kan man fritt sette et eget nummer/kode. Denne nummereringen vil opptre i rekvisisjon til patologi, se under..

Det er mulig å legge til ubegrenset antall lesjoner ved å klikke på Legg til. Navigér mellom registrerte lesjoner ved å bruke pilene oppe til høyre, eller dra i rullegardinen. Slett feilregistrerte lesjoner med søppelbøtten til høyre for hver lesjon.

Når lesjonsregistreringen lukkes, legges et sammendrag av registreringene tilbake hovedskjema. Det er mulig å legge til flere lesjoner eller justere ved å klikke på Rediger. 

Obligatoriske variabler er markert med en oransje strek. Streken forsvinner når variabelen er utfylt.

Obligatoriske variabler må fylles ut for at rapporten skal sendes til Kreftregisteret og Gastronet. Øverst til høyre i skjemabildet vises prosentandel av synlige variabler i skjema som er ferdig utfylt, uavhengig av om variablene er obligatoriske eller ikke. Fargen endrer seg fra rødt til grønt når alle obligatoriske variabler er utfylt.

Merk at det er sjelden man når 100%, da skjemaet kan brukes til mange ulike type koloskopier!

Skjema lagres automatisk. For å ferdigstille et ferdig utfylt skjema, trykk på knappen Signer. Dersom du prøver å signere før alle obligatoriske variabler er fylt ut, vil du få en advarsel. Velger du likevel å signere, blir det ikke sendt inn data til kvalitetsregistre, og dette vil noteres i en logg i FastTrak for oppfølging.

Ved Signering vil rapporter med registerdata genereres og legges på hold i 15 minutter før sending. 

Et signert skjema er låst for redigering, men kan gjenåpnes. Hvis dette gjøres etter 15 minutter, vil det sendes en ny melding til registrene slik at de har samme informasjon.

Et feilregistert skjema kan flyttes til en annen pasient eller skjematype. Ta i så fall kontakt med DIPS FastTrak på fasttrak@dips.no for å få hjelp med dette.

Notat til EPJ

Etter at du har signert skjema klikker du på knappen Notat, gå så til DIPS / Doculive , verifiser at du står på rett pasient og lim notatet inn i dokumentet du har opprettet der (bruk Ctrl-V for innliming). Hvis du har byttet aktiv pasient i DIPS / Doculive etter at du åpnet pasienten i FastTrak, vil du bli forhindret fra å genere notatet. Pass da på at samme pasient er aktiv i både DIPS / Doculive og FastTrak for at notatgenerering og kopiering skal fungere.

Det er mulig å velge 2 ulike notat, Notat som inneholder all informasjon fra skjema og Patologi som er kortere, og laget for å brukes til patologirekvisisjonen. 

Patologirapport utskrift:

Det er også mulig å skrive ut Patologirapport direkte som vedlegg til en patologirekvisisjon ved Helseforetak som har dette som rutine. 

Ufullstendige registreringer

Pasienter som har usignerte skjema og/eller skjema som mangler obligatoriske variabler, men som allikevel er signert, blir liggende i pasientlisten i FastTrak. Pasientlisten i FastTrak Skopi skal med andre ord ideelt sett være tom. Dobbeltklikk på navnet i pasientlisten for å åpne pasienten og kontrollere hva som mangler for å ferdigstille skjema(ene).

Til høyre for pasientnavnet ser du gruppenavnet, som vanligvis vil være navnet på behandler. Hvis Bare min egen gruppe er valgt, ser du kun dine egne pasienter i listen. Du kan ev. bytte behandler/gruppe ved å høyreklikke på pasientens navn og velge Endre gruppe, eller knappen Gruppe når du står inne i pasientens journal.

Vanligste administrative funksjoner

Brukere med rollen systemansvar (superbruker) i FastTrak kan legge til nye brukere, grupper og overvåke sendingen av skjema til Kreftregisteret.

Dette gjøres fra Superbruker under Hovedmeny til høyre i åpningsbildet. 

Alle skopører, assisterende skopører og sykepleiere som bistår under skopi må registreres inn som brukere med yrke, arbeidssted og HPR-nummer i FastTrak for å kunne søkes fram i skjema. Passord er ikke nødvendig, siden installasjonen bruker «single sign-on» med windowsbrukernavnet.

For skopører som også skal gjøre registreringer i FastTrak bør det også finnes en pasientgruppe som tilsvarer deres navn, for å lettere holde oversikt i pasientlisten ved flere ufullførte skjema. Velg Ny pasientgruppe for å legge til. 

Grupper som ikke lenger er i bruk, kan deaktiveres under menyvalget Tilpasning.

Brukere og roller brukes for å tildele roller ved oppretting av nye brukere, for å redigere personalia eller HPR-nummer på en eksisterende bruker eller tildele en eksisterende bruker utvidede rettigheter. 

Brukerne kan selv også redigere egne opplysninger, som personalia og HPR-nummer under menyvalget Min bruker.

For mer avanserte administrative funksjoner, brukes et eget Administrasjonsverktøy. Det vil sjelden være nødvendig for FastTrak Skopi.

Rapport for å monitorere om alle sendinger har gått som forventet til registrene vil være tilgjengelig under rapporter nede til høyre.

Rapporten vil inneholde en linje per feilet FHIR-sending, med detaljer som vil være nyttige for de som kan rette feilen. Kolonnen "Rapportert feil" til angir med forkortelser hvem feilen skal meldes til.

De fleste feilsituasjoner vil involvere FastTrak-miljøet i DIPS. Ved tvil om hvem som skal kontaktes, kan supportadressen fasttrak@dips.no benyttes.

Noen ganger blir pasienter satt som Aktiv ved en feiltagelse. Det finnes en populasjon som automatisk setter disse pasientene til Avsluttet (dersom det ligger skjema på pas) eller Fjernet (dersom de ikke er opprettet skjema på pas). Den finnes under Populasjoner og Deaktiver fullførte pasienter og fjern de uten skjema